من أنواع السكرتارية التنفيذية السكرتارية التنفيذية تمثل دورًا حيويًا في الإدارة والتنظيم داخل المؤسسات حيث أن هي المسؤولة عن التنسيق، التخطيط، وتنفيذ المهام الإدارية التي تضمن سير العمل بسهولة، وفي مقالنا اليوم نتناول اهم المعلومات حول انواع السكرتارية التنفيذية.
جدول المحتويات
من أنواع السكرتارية التنفيذية
للسكرتارية التنفيذية انواع متعددة مختلفة، كل نوع له خصائص محددة وتختلف عن غيره، وهي:
- انواع السكرتارية التنفيذية حسب التخصص:
- الادارية.
- الفنية.
- انواع انواع السكرتارية التنفيذية حسب المعيار الزمني:
- دائمة.
- مؤقتة.
ما هي أنواع السكرتارية
تختلف اشكال وانواع السكرتارية بحسب المهام العامة لكل نوع، وهي على النحو التالي:
- السكرتارية العامة: تتعامل مع المهام العامة مثل إدارة البريد، حفظ الوثائق، واستقبال الزوار.
- السكرتارية التنفيذية: تخدم الإدارات العليا والمسؤولين التنفيذيين من خلال أداء مهام تتطلب مستوى عاليًا من المهارات والتخصص.
- السكرتارية المتخصصة: تعمل في مجالات محددة مثل السكرتارية القانونية، الطبية، أو الهندسية.
ما هو تعريف السكرتارية
السكرتارية هي مهنة إدارية تهدف إلى تنظيم الأعمال اليومية للمسؤولين في المؤسسات من خلال إدارة الملفات، ترتيب الاجتماعات، متابعة البريد، وتحضير التقارير.
أنواع السكرتارية المتخصصة
السكرتارية المتخصصة لها انواع متعددة، ولكل نوع شكل ووظائف محددة، وهي على النحو التالي:
- سكرتارية متخصصة قانوينة.
- طبية.
- تقنية.
أنواع السكرتارية حسب المعيار الزمني
السكرتارية تُصنف حسب المعيار الزمني بناءً على مدة العمل وطبيعته، سواء كانت دائمة أو مؤقتة. هذا التصنيف يُستخدم لتلبية احتياجات المؤسسات المختلفة وفقاً للمهام التي تتطلبها فترة زمنية محددة أو مستمرة، وانواعها هي:
- السكرتارية الدائمة.
- السكرتارية المؤقتة.
مهام السكرتارية الإدارية
السكرتير الاداري ينبغي عليها القيام بمجموعة من المهام الضرورية لسير العمل داخل المؤسسات، وهي:
- إدارة البريد الوارد والصادر.
- حفظ وتنظيم الملفات والسجلات.
- ترتيب المواعيد والاجتماعات.
- الرد على المكالمات الهاتفية.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية.
- مساعدة المسؤولين في الأعمال اليومية.
ما هو الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
السكرتير يقوم على تنفيذ:
- يتعامل مع المهام العامة اليومية.
- يتطلب مهارات إدارية أساسية.
- عادة ما يعمل في نطاق محدود.
السكرتير التنفيذي يقوم على تنفيذ:
- يركز على دعم الإدارة العليا والمسؤولين التنفيذيين.
- يتطلب مستوى أعلى من المهارات التحليلية والتنظيمية.
- يشمل نطاق العمل مسؤوليات أوسع وتأثيرًا أكبر على القرارات.
ما هي مهارات السكرتير التنفيذي
يجب ان يتسم السكرتير التنفيذي بمجموعة من السمات وينبغي ان يقوم على تنفيذ عدة مهارات، وهي:
- مهارات تنظيمية تتمثل في: إدارة الوقت، ترتيب الأولويات، وتنظيم الاجتماعات.
- مهارات تواصل تتمثل في: التواصل شفهيا وكتابيا بشكل فعال.
- مهارات تقنية تتمثل في: إتقان استخدام برامج الحاسوب مثل Word وExcel وPowerPoint.
- القدرة على حل المشكلة والتعامل مع التحديات واتخاذ القرارات المناسبة بسرعة.
- الاتسام بالمصداقية والسرية في العمل.
- يجب ان يمتلك عدة لغات مثل الانجليزية والعربية.